做好工程項目預(yù)算的5個建議
工程項目預(yù)算超支，對于項目經(jīng)理來講簡直就是噩夢。那么，如何做好項目預(yù)算的工作呢？
措施一：了解利益相關(guān)者的真正需求
利益相關(guān)者在項目中所說的需要往往不像一開始時那么簡單。這可能導(dǎo)致雙方的目標和期望不明確。如果項目經(jīng)理、贊助商、團隊成員和供應(yīng)商對利益相關(guān)者的真正愿望沒有牢固的把握，那么這幾乎不可能確定項目的需求。
確保投入盡可能多的時間來更深入地了解利益相關(guān)方的期望。最終，包括預(yù)算在內(nèi)的一切都是由利益相關(guān)者的期望、可交付成果和其它要求定義的。
因此，高效管理項目預(yù)算的第一步是確保項目需求都準確地得到所有利益相關(guān)者的認可、記錄和確認，并將其傳達給所有相關(guān)方。這一關(guān)鍵步驟應(yīng)在預(yù)算設(shè)定之前完成。很多項目都基于需求而被發(fā)起，但基于需求執(zhí)行，自動將項目置于預(yù)算超支的風險之下，這讓所有人失望。
措施二：意外的預(yù)算
估算成本的時候要現(xiàn)實。確保從所有適用的利益相關(guān)者獲得投入。更重要的是建立突發(fā)事件。這一步是至關(guān)重要的。你需要考慮到不在你控制范圍內(nèi)的事物，例如可能會影響供應(yīng)量、資源、勞動力、融資、產(chǎn)品/服務(wù)短缺、匯率等的外部環(huán)境因素。今天的價格或費率可能不會貫穿到項目的后期階段。確保供應(yīng)商履行承諾并準備后背計劃。獲得其他利益相關(guān)方的信息資源并審查供應(yīng)商有助于制定可滿足需求的現(xiàn)實的預(yù)算，即便有意外的情況影響成本。
措施三：制定相關(guān)的關(guān)鍵績效指標(KPI)
在沒有建立關(guān)鍵績效指標(key performance indicator，KPI)的情況下，你無法有效地管理項目預(yù)算。關(guān)鍵績效指標可幫你確認項目花費了多少，項目的實際預(yù)算在多大程度上與計劃的預(yù)算有差異。
這里只是一些常用的已知和常用的項目的關(guān)鍵績效指標，它們對于有效的項目預(yù)算管理至關(guān)重要：
實際成本(AC)也稱為實際工作成本(ACWP)，顯示了迄今為止在項目上花了多少錢。
成本偏差(CV)表示估算的項目成本是否高于或低于設(shè)定的基準。
掙得值(earned value，EV)，又稱已完工作量的預(yù)算成本(Budgeted Cost of Work Performed，BCWP)顯示了在特定時間內(nèi)執(zhí)行的項目活動的核準預(yù)算。
計劃價值(Planned Value，PV)，又稱計劃工作量的預(yù)算成本(Budgeted Cost of Work scheduled，BCWS)，是截止到報告日期的計劃/安排的項目活動的估算成本。
投資回報率(Return on investment，ROI)顯示了項目的盈利能力以及利益是否超過成本。
措施四：重新討論、評估、重新預(yù)測
一個沒有預(yù)算管理和重新預(yù)測的項目將導(dǎo)致失敗。頻繁的預(yù)算監(jiān)督對于防止預(yù)算的過度失控來說至關(guān)重要。10%的預(yù)算超支比50%的超支更容易糾正，如果你不關(guān)注你的預(yù)算和重新預(yù)測，那么在你知道之前，10%的超支可能會變成50%的預(yù)算超支。通過頻繁的預(yù)算審查來維持項目的機會遠遠大于你預(yù)測一次并忘記的可能性。
正如項目的預(yù)算需要不斷重新調(diào)整以使其步入正軌一樣，項目的資源使用也是如此，因為參與項目工作的人員是造成其成本的原因。
項目經(jīng)理應(yīng)該每周審查目前參與項目工作的人數(shù)和項目的未來資源需求。這樣做將確保你充分利用你所擁有的資源，并為項目的其余部分準備好正確的資源。定期重新審視資源預(yù)測將有助于保持項目預(yù)算的正常進行。范圍蔓延是項目超支的主要原因之一。
由于計劃外的工作進入你的項目，可收費的小時數(shù)和項目預(yù)算可能會失去控制。項目經(jīng)理必須通過為項目的初始要求中不涵蓋的工作創(chuàng)建變更單，仔細管理范圍。變更單授權(quán)項目的額外資金，以支付額外工作費用，從而使項目與新預(yù)算保持一致。
措施五：讓每個人都知情并負責
保持預(yù)算的重要部分是確保所有團隊成員也了解當前的預(yù)算狀況。讓項目團隊了解項目預(yù)算預(yù)測，一個知情的團隊才是擁有其項目所有權(quán)授權(quán)團隊。通過讓團隊了解預(yù)算狀況，他們將更有可能看到他們的項目費用，更不可能在你的項目中收取額外的“灰色地帶”工時——即他們知道他們?yōu)榇烁冻隽斯r，卻不清楚他們在為什么工作。
項目預(yù)算必須是項目的活生生的部分——你定期與你的團隊和利益相關(guān)者進行審查。項目經(jīng)理在項目的整個生命周期中仔細觀看預(yù)算將使利益相關(guān)者和管理人員感到高興，從而體驗更大的項目和事業(yè)成就感。
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